Viele Vertriebstagungen sind regelrechte Zeit- und Geldverschwendungs-Veranstaltungen. In diesem Beitrag finden Sie erprobte Impulse, um aus Worten und Präsentationen endlich Taten werden zu lassen – für mehr Umsatz und Ertrag.

Der Ablauf der Tagung ist häufig sehr ähnlich. Einige Mitarbeiter und der Chef persönlich bereiten die Agenda und das Rahmenprogramm der Vertriebstagung aufwendig vor. Auf der Tagung schlägt man den Teilnehmern unzählige Präsentationsfolien um die Ohren – häufig mit pulssenkender Wirkung.

Sie und ich wissen, dass solche Zusammentreffen des Vertriebs in Summe teure Veranstaltungen sind – der gewichtigste Betrag ist immer der Arbeitsausfall. Also lassen Sie uns daran arbeiten, aus Ihrer Vertriebstagung ein Erlebnis zu machen, welches jedes Jahr aufs Neue realen Nutzen für die Teilnehmer in der Vertriebspraxis stiftet und positiv in Erinnerung bleibt. Nutzen Sie für Ihre Vertriebstagungen die folgende Infografik als Inspiration für Ihre eigene Agenda.

„Verbrennen“ Sie die üblichen Präsentationsfolien

Ich habe eine Frage an Sie: Wenn ich nun einen Ihrer besten Vertriebler fragte, wie viel ihm die letzte Vertriebstagung geholfen hat, mehr Umsatz und Ertrag beim Kunden zu generieren, was glauben Sie, wie die Antwort lauten würde?

Meine Erfahrungen sind: Viele Vertriebler rollen mit den Augen, wenn sie von Vertriebstagungen hören. Was mich zu der Frage bringt – warum ist das so?

Die Antwort ist aus meiner Sicht sonnenklar. In sehr vielen Fällen bestehen Vertriebsmeetings aus immer demselben Ablauf.

• Viele Vorträge mit noch mehr Präsentationsfolien
• Es werden Zahlen gewälzt
• Vielleicht werden noch ein paar Strategien angesprochen

Am Ende ist das Ergebnis, welches tatsächlich pragmatisch für die Vertriebler umsetzbar ist, außerordentlich dünn.

Das heißt für Sie:

Die Einladung zum Vertriebsmeeting

Achten Sie schon bei der Einladung darauf, dass Neugierde beim Rezipienten geweckt wird. Sollten Sie sich darauf beschränken, zum alljährlichen Vertriebstagung einzuladen, wird die Vorfreude in etwa vergleichbar sein mit der Ungeduld, die Weihnachtsansprache unserer aktuellen Bundeskanzlerin endlich zu sehen.

Kündigen Sie stattdessen allerdings ein Motto oder Themen an, welche definitiv Fragezeichen aufwerfen, wird Interesse geweckt.

Beispiel: Meine ehemalige Chefin, die frühere Geschäftsführerin von Hewlett-Packard Deutschland, hat ihrem Vertrieb folgendes Motto bereits in der Einladung angekündigt: „Kill Compaq!“ Compaq war früher der Hauptkonkurrent von Hewlett-Packard. Seien Sie sicher, dass sich die Vertriebsmannschaft vor dem Meeting intensiv gefragt hat, was auf dem Meeting passieren wird.

Warum schreiben Sie nicht eine klare Bitte in die Einladung, etwa in dieser Machart: „Jeder lässt sich drei verrückt anmutende Ideen einfallen, wie wir Kunden positiv verblüffen können“ – oder „Jeder lässt sich drei Dinge einfallen, mit denen wir unsere Kunden sofort sauer fahren würden.“

Mit der letzten Variante kommt garantiert etwas Spaß die Veranstaltung. Wenn man nun aus den Ideen, wie man Kunden „sauer fährt“, die drei wichtigsten herausselektiert und genau das Gegenteil als wichtiges Ziel definiert, kommt mit hoher Wahrscheinlichkeit ein gutes Ergebnis dabei heraus.

Die Lokation

Denken Sie bitte daran, dass Büro- und Veranstaltungsräume von unserem Unterbewusstsein negativ oder positiv konnotiert werden. Das bedeutet, dass wenn in einem Raum jemand eine negative Erfahrung gemacht hat (langweiliges Meeting, kritische Gespräche), dieser Raum als unterbewusst als negativ wahrgenommen wird. In dieser Räumlichkeit wird man weder euphorisch noch besonders kreativ sein, egal was dort stattfindet.

Lassen Sie die nächste Vertriebstagung an einem anderen Ort stattfinden. Wenn es eben möglich ist, sollte das extern abgehalten werden. Suchen Sie sich eine Lokation aus, die gemütliche Atmosphäre ausstrahlt – gerne mit viel Holz. Die Menschen sehnen sich nach Entschleunigung und Wohlfühlfaktoren, und wenn Sie darüber nachdenken, wie teuer eine Vertriebstagung ist, dann sind die Raumkosten in der Gesamtbetrachtung (Arbeitsausfall etc.) verschwindend gering.

Eine außergewöhnliche Lokation sorgt häufig für außergewöhnlich gute Ergebnisse und Ideen, wenn man das Treffen interaktiv gestaltet.

Die Präsentation

Einer der schlimmsten Fehler ist, die übliche Standard-Unternehmens-PowerPoint-Präsentation als Grundlage für die Frontalbeschallung zu nehmen. Häufig hat das Marketing viel Energie und Zeit in die Erstellung dieser Präsentation gesteckt. Allerdings gibt es genauso häufig keinen schnelleren Weg, Ihre Verkäufer in einen leicht komatösen Zustand zu versetzen, als mit einer Standardfolie die Präsentation zu beginnen.

Suchen Sie sich ein neues Präsentations-Format, zum Beispiel PREZI. Warum explodiert nicht irgendetwas auf Ihrer ersten Folie? Manchmal muss man eben auffallen.

Veranstalten Sie interaktive Workshops, in denen die Verkäufer ihre Meinungen strukturiert kundtun können. Wichtig ist, dass die Beteiligten das Gefühl haben, gemeinsam an etwas Großem zu arbeiten und nicht nur frontal mit Informationen beschallt zu werden.

Die Dramaturgie

Die Tagesordnung vieler derartiger Treffen gleicht einem Inhaltsverzeichnis eines langweiligen Deutsch-Aufsatzes. Landläufig glaubt man, es sei gut, wenn zumindest einmal alles angesprochen wurde. Wenn das Hauptziel dieser Veranstaltung ist, den Puls der Rezipienten zu senken, dann sind Sie damit auf einem guten Weg.

Wenn Sie bei Ihren Zuhörern allerdings wirklich etwas auslösen möchten, dann müssen Sie mit guten Geschichten arbeiten. Sehen Sie deshalb zu, dass die Tagesordnung Ihres Vertriebsmeetings folgender Struktur folgt:

Situation -> Wie ist es heute?

Desaster -> Was passiert, wenn wir alles genauso weitermachen wie bisher und wir nichts verändern?

Wendung -> Was sollten wir tun, um für unsere Kunden stets die Nummer 1 im Kopf zu sein – wie verblüffen wir sie – wie ist unsere Vertriebsstrategie?

Happy End -> Wie wird es sein, wenn wir unsere Ziele erreicht haben? Geben Sie ein klares Bild davon, wie Ihre Firma aussehen wird und was es für das Team bedeutet, wenn Sie gemeinsam die Ziele erreicht haben. Was bringt es Ihrem Unternehmen, wenn Sie schnell Ihre Vertriebsziele erreichen? Was bedeutet es für die Marktposition, für weitere Investitionen, für den Marktauftritt, Anzahl der Mitarbeiter, Ausbau von Alleinstellungsmerkmalen etc. Das muss gemeinsam mit den Mitarbeitern erarbeitet werden, nur so werden sie an der Umsetzung der Strategie aktiv und mit voller Kraft mitarbeiten. Denn es ist dann deren Werk, es sind deren Ideen, deren Gedanken, die umgesetzt werden. Das fühlt sich einfach gut an!

Die Interaktion

Wir alle kennen noch die Frontalbeschallung aus der Schule. Vorne steht ein Lehrer an der Tafel und erklärt, wie die Welt funktioniert.

In vielen Fällen ist das heute im schulischen Bereich leider immer noch so. Diese negativen Erlebnisse hindern allerdings viele Führungskräfte nicht daran, ihre Vertriebstagungen sehr ähnlich abzuhalten. Mich wundert dann nur, dass wiederum diese Führungskräfte sich wundern, dass so wenig bei den Leuten ankommt geschweige denn etwas ausgelöst wird.

Binden Sie also Ihre Verkäufer schon bei der Einladung ein und fordern sie auf, sich zu gewissen Fragestellungen Gedanken machen. Workshops in kleinen Runden wirken Wunder – wenn sie gut moderiert sind.

Mischen Sie die Teilnehmerliste auf: Laden Sie langjährige Kunden oder Geschäftspartner ein, die Ihnen Feedback geben. Sorgen Sie für Überraschungsgäste mit kurzen und kurzweiligen Impulsvorträgen. Es muss Stimmung in den Laden, wir sind nicht auf einer Beerdigung!

Achten Sie bei aller sich einstellenden Euphorie darauf, dass der NATO-Effekt nicht eintritt (NATO-Effekt: No action, talking only). Sorgen Sie also dafür, dass die Veranstaltung messbare Ergebnisse hervorbringt:

• Formulieren Sie klare Ziele und Maßnahmen für die Workshops (NICHT: „Wir möchten mehr Umsatz machen“ – sondern zum Beispiel.: „Fünf sofort umsetzbare Maßnahmen definieren die zu 15 Prozent mehr Auftragseingang bis Ende Juni 20XX führen werden“).
• Am Ende des Workshops wird eine gemeinsame To-do-Liste erstellt, der alle zustimmen (inkl. Zeitrahmen und Verantwortlichkeiten – je Punkt nur eine Person – denn Verantwortung ist nicht teilbar).

Der WOW-Effekt

Sorgen Sie dafür, dass die Verkäufer entweder abends zu Hause oder an der Hoteltheke mit leuchtenden Augen davon berichten, was an dem Tag passiert ist. Wenn Sie sich dieses Ziel beim Erstellen der Tagesordnung setzen, dann werden Sie automatisch zu dem Punkt kommen, dass Sie einen „WOW-Effekt“ einbauen müssen.

Dieser „WOW-Effekt“ kann ein unangekündigter Redner sein, der Stimmung in die Mannschaft bringt. Es kann ein unangekündigter Feueralarm sein, an dessen Ende Sie eine Botschaft in die gesamte Mannschaft tragen (etwa: „Ab heute sind wir die Ursache für „Alarm im Markt“, und zwar mit der Strategie, die wir heute gemeinsam beschließen/erarbeiten“).

Beim „WOW-Effekt“ gibt es viele Möglichkeiten. Wichtig ist, dass mehrere Sinnesorgane angesprochen werden. Auge, Ohr, Tast- und Riechsinn – lassen Sie sich etwas einfallen. Wenn mehrere Sinne bei der Präsentation angesprochen werden, bleibt die Information, die kommuniziert wurde, um bis zu dem Zehnfachen besser hängen. Das ist erwiesen!

Zudem bieten die verschiedenen Formate für Tagungen heute ebenso Potential, um die Teilnehmer zu verblüffen. Die Auswahl besteht im Wesentlichen aus vier Formaten:

• Klassisch – live „vor-Ort“
• Der Onliner per Videoschalte
• Der Onliner per Videokonferenzsoftware
• Der Hybrid

Nähre Infos zu den verschiedenen Formaten erhalten Sie hier.

Der „So what-Effekt“

Ich hatte mal einen Professor an der Uni, der auf fast alle Konklusionen bei Facharbeiten folgende Frage hatte: „Ok, so what?“ was bei ihm so viel bedeutete wie: „Ok, und was fangen wir nun damit an?“.

Damit meine ich, dass Sie auf keinen Fall nur bei allgemeinen Managementphrasen verbleiben dürfen (zum Beispiel: „Wir müssen die PS auf die Straße bringen“). Sondern es müssen konkrete Hilfsmittel für die Vertriebler dabei sein, die sie (die Verkäufer) bestenfalls direkt am nächsten Tag oder in naher Zukunft konkret anwenden und benutzen können.

Es müssen konkrete interne Probleme bei Abläufen gelöst werden und zwar mit einem Enddatum, das auch tatsächlich eingehalten wird. Es müssen Konsequenzen folgen, wenn diese Maßnahmen nicht konsequent und konkret von allen Beteiligten, die verantwortlich sind, umgesetzt werden. Der Verkäufer muss merken, dass sich wirklich etwas tut und verändert und dass seine Arbeit erleichtert wird, damit er am Ende mehr Umsatz und Ertrag erwirtschaften kann. Dass er Kunden verblüffen kann und damit letztlich den Vertrieb optimiert. Nur wenige Umstände demotivieren mehr, als wenn auf einer Besprechung Maßnahmen vereinbart werden, sich aber nur ein Teil der Beteiligten daran hält. Sorgen Sie dafür, dass alle Maßnahmen von allen umgesetzt werden, und halten Sie den Fortschritt der Umsetzung transparent. Das motiviert die Teilnehmer, auch beim nächsten Treffen oder Workshop wieder aktiv mitzuwirken – denn die Anstrengung hat dann einen Sinn!

Trauen Sie sich, komplett neue Wege zu gehen. Dies gilt insbesondere auch für die Vertriebstagung. Wenn Sie als Chef diese neuen Impulse nicht setzen, dann wird es vermutlich niemand tun. Wenn Sie diese Punkte konsequent umsetzen, werden Sie bereits während der Veranstaltung einen neuen „Geist“, einen Spirit spüren. Sie müssen es nur überzeugt und überzeugend umsetzen.

Viel Erfolg und aktivierende Grüße sendet Ihnen

Ihr
Stephan Kober