Langweilige und ineffiziente Besprechungen? Mit unseren vier Regeln bringen Sie wieder mehr Feuer und Energie in die Runde. So werden Sie Meetings effizient gestalten.
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Alltag in vielen Unternehmen – Death by Powerpoint und pure Zeitverschwendung!

Es ist Dienstagmorgen, [spp-timestamp time=“08:30″]: Das Vertriebsmeeting steht auf dem Terminplan.
Die einen berufen eine Telefonkonferenz ein, die anderen treffen sich live im Meetingraum. Gemein haben fast alle das folgende Phänomen, denn wenn alle Beteiligten ehrlich zu sich sind, Lust hat irgendwie keiner auf diese „Sitzung“.
Der Ablauf ist mehr oder weniger gleich: Man geht die Zahlen durch, bespricht große Projekte und Abweichungen. Wenn die Zahlen nicht „in line“ sind, dann sprudelt meist das Ausreden- und Rechtfertigungsfeuerwerk á la “Die Produktion konnte nicht liefern”, “Der Kunde wollte sich nochmal melden”, ”Dazu hatte ich keine Zeit” oder “Wenn ich intern den Sachen immer hinterherlaufen muss,…!”, etc.
Meine Frage an Sie lautet: Wenn sich nach dem Meeting zwei Kollegen über diese Besprechung in lockerer Atmosphäre unterhalten und der eine dem anderen die folgende Frage stellen würde: “Sag mal, was hat Dir das Meeting eigentlich gebracht in Bezug auf

  1. Das bringt mich weiter, damit mache ich mehr Umsatz oder Deckungsbeitrag,
  2. Das hat meine Akkus wieder aufgetankt, ich habe jetzt mehr Energie?”

Was wäre wohl die Antwort des Kollegen?
Wir wissen es alle.
Die entscheidende Frage lautet also: Wie können Sie Meetings effizient gestalten? Endlich wieder ordentlich Feuer in Ihre Besprechungen zu bringen und vor allem wie kriegen Sie es hin, dass diese Besprechungen zum Umsatz-/Ertragsfeuerwerk werden?

Im Ernst: Was können Sie tun, um Ihre Meetings effizient zu gestalten?

Bei den meisten Besprechungen, die ich bisher erlebt habe, steht die Abhandlung von Zahlentapeten und das trockene Durchsprechen von Aktionsplänen im Vordergrund. Von Effektivität und Effizienz keine Spur. Aktivierung von Energie? Die Leute haben Bock und gehen mit Tatendrang wieder aus dem Meeting? Vor dem Meeting richtig Lust drauf, weil jeder weiß „es bringt mir was?“ Leider meist Fehlanzeige. Und manchmal habe ich eher das Gefühl, es geht in diese Richtung:

Lassen Sie uns das ändern, damit Meetings Spaß machen! Wie geht das? Eigentlich ganz einfach, denn in vier Schritten lässt sich die eingestaubte Meetingkultur drehen. Sie können diese 4-Schritte-Anleitung als Vertriebsleiter direkt anwenden und als Mitarbeiter im Meeting, indem Sie Ihren Chef die Schritte einfach mal als Alternative anbieten, damit wieder mehr „Feuer ins Meeting“ kommt und Handlungsenergie aktiviert wird.

Muster brechen durch Meditation

Nehmen wir an, die Besprechung ist Dienstag Morgen um [spp-timestamp time=“09:00″]. Wo sind die Teilnehmer mit ihren Gedanken? Noch bei dem alltäglichen Chaos, das sie morgens in der Wohnung zurückgelassen haben oder bereits beim nächsten Kundentermin, der am Mittag stattfindet? Wer würde mir da nicht zustimmen: Zu Beginn einer Besprechung ist kaum jemand mit seinen Gedanken genau in diesem Augenblick, genau in diesem Thema. Nicht wenige sind es nicht einmal zum Ende des Meetings.
Das bedeutet also, dass ich – wie in einem sehr guten Kundengespräch – zunächst in der Lage sein muss, die Aufmerksamkeit aller Beteiligten zu fokussieren. Das funktioniert nur, wenn man gleich zu Beginn eines Meetings die altbekannten Muster bricht.
So wird der Start ins Meeting gleich effizient. Durchbrechen Sie alte Muster und starten Sie gleich zu Beginn nicht die üblichen Begrüßungsfloskeln, sondern mit der Aufforderung: “Mein Ziel ist, dass ihr nach diesem Meeting wirklich etwas mitnehmen könnt und gleichzeitig von Beginn an im Hier und Jetzt seid. Aus diesem Grund möchte ich euch heute als Start eine kleine Runde Meditation anbieten.“ Was glauben Sie, wie die Reaktionen sein werden? Augenrollen, Fragezeichen über den Köpfen, Unsicherheit oder der Gedanke, was der Alte jetzt wieder will?
Bedenken Sie: Wer immer nur das tut, was er schon immer getan hat, wird auch nur das bekommen, was er schon bekommen hat. Daher gilt es, hier neue Wege zu gehen. Sicher ist, dass alle Teilnehmer sehr skeptisch und seltsam reagieren werden. Das müssen sie aushalten.
Aus eigener Erfahrung kann ich aus der Meditation folgenden Kernnutzen herausziehen: Mittelfristig steigert sich die notwendige Gelassenheit. Kurzfristig ist man in der Lage, sich mehr auf die jetzige Situation zu fokussieren. Wenn Sie mit Ihrem Vertriebsmeeting genau das erreichen möchten, dann wäre ein Start in diese Richtung gut. Ich biete Ihnen hier nun eine Möglichkeit an, wie so eine kurze Meditation zur Fokussierung auf den jetzigen Augenblick zu Beginn eines Vertriebsmeetings aussehen könnte:

Kleiner Tipp zur Räumlichkeit: Nach der Meditation sollten sich alle Teilnehmer hinstellen. Lassen Sie also Stehtische mit kleinen Obstkörben/Fruchtspießen in den Raum stellen. Warum? Ganz einfach. Zum Denken braucht das Hirn u.a. Glukose und Sauerstoff. Zucker erhalten Sie über das Obst, Sauerstoff über Bewegung und dazu sind die Stehtische gedacht. Sie werden außerdem feststellen, dass allein durch diese Maßnahme

  1. Sie wiederum Muster brechen und Aufmerksamkeit erzeugen,
  2. Die Meetings effizienter gestaltet sind und schneller ablaufen und
  3. Die Ideen „frischer“ werden.

Sie möchten gleich zu Beginn des Meetings für eine gelöste Stimmung sorgen? Auch dazu gibt es Möglichkeiten: Was halten Sie davon, für etwas Musik im Raum zu sorgen? Holen Sie sich dazu eine Musikbox, lassen Sie “Sky and Sand” von Fritz Kalkbrenner laufen – Sie werden sehen, was sich ändert und wie viel Aufmerksamkeit Sie erhalten. Nutzen Sie auch außergewöhnliche externe Tagungsorte, Inspirationen dazu erhalten Sie hier.

Klarheit in effizienten Meetings: Vertriebsstrategie

Sie können davon ausgehen, dass nach der Meditation die Leute sich in der Besprechung in einem guten Zustand und besserer Laune befinden. Gehen Sie jetzt kurz darauf ein, wie erfolgreich die Maßnahmen aus der Vertriebsstrategie umgesetzt werden.
Apropos Vertriebsstrategie: was antworten Ihnen eigentlich Ihre zwei besten Vertriebler, wenn Sie sie nach der aktuellen Vertriebsstrategie befragen? Könnte sein, dass Sie dort Achselzucken ernten? Oder vielleicht ausweichende Antworten wie: “Weiß ich auch nicht so genau, wir müssen immer mehr Umsatz machen!” Dann besteht Handlungsbedarf. Wenn Ihre Strategie nicht klar ist, wie möchten Sie dann Ihr Team fokussieren? Wie sollen die Mitarbeiter wissen, welcher der gemeinsame Weg ist, um die Ziele zu erreichen?
Die Kunden, mit denen wir Workshops zur Vertriebsstrategie durchführen, erkennen, wie viel enorme Vertriebskraft sich dadurch aktivieren lässt.
Somit sollte der zweite Punkt in einem effizient gestalteten Meeting sein: Check der erreichten Zahlen und Überprüfung, ob wir passend zu unserer Vertriebsstrategie mit den Maßnahmen unterwegs sind.

Welches ist das wichtigste Problem, das aktuell gelöst werden muss?

Kurzer, aber wichtiger Punkt: nicht fünf oder zehn Probleme müssen diskutiert werden, sondern nur das Allerwichtigste. Die Fokussierung auf nur ein Problem lenkt auch Ihre Problemlösungskompetenz auf dieses eine Problem und somit auch den nötigen Fokus. Die Wahrscheinlichkeit, dass genau dieses Problem auch gelöst wird, steigert sich um ein Vielfaches. Dieser Erfolg wird die Motivation im Team grundsätzlich erhöhen. Und im nächsten Meeting kann wieder ein neues Problem angegangen werden.

Mein nächstes Kundengespräch wird krachen!
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter für ein effizientes Meeting stärker ein! Auf einem kleinen Handout soll jeder Teilnehmer die kommenden Fragen so kurz wie möglich in Stichpunkten beantworten und in der Runde in maximal 90 Sekunden vorstellen. Der Chef sieht zu, dass die Redezeit eingehalten wird.

  • Wie sähe mein nächstes Kundengespräch aus, wenn es perfekt laufen würde? Kurze und präzise Beschreibung: Wie läuft es ab?
  • Was kann ich im Vorfeld dafür tun, damit es so abläuft?
  • Welche übergeordneten Ziele hat mein Kunde vermutlich (was will dieser erreichen)?
  • Wie kann ich mit meiner Lösung dazu beitragen, dass er das erreicht?

Wer das fertige Handout (zum Ausfüllen) für sein Meeting kostenlos erhalten möchte, schreibt uns eine Nachricht mit dem Betreff „Handout Marktführer Meeting“.

Ich wünsche Ihnen eine außergewöhnlich aktivierende nächste Runde mit Ihrem Vertriebsteam. Probieren Sie es aus! Es lohnt sich!
Aktivierende Grüße
Ihr Stephan Kober
Haben Sie Fragen oder Feedback dazu? Melden Sie sich unter sk@koberaktiviert.de

Der Autor

Stephan Kober aktiviert vorhandene Vertriebskräfte, setzt sie mit neuer und klarer Strategie in die Praxis um und sichert damit hochprofitable Marktführerschaften. Der Inhaber des Vertriebsinstituts für Marktführer trainiert Mitarbeiter und Führungskräfte im Vertrieb von Mittelständlern, Weltmarktführern sowie Tec Dax Unternehmen und ist Preisträger des Europäischen Preises für Training, Beratung und Coaching 2015/2016. Was Kober für Sie erreichen kann? Hier geht es zur Website von KOBER aktiviert.